Pengertian dan Fungsi Sistem Informasi Manajemen

Diposting pada

sistem-informasi-manajemen

Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi Manajemen adalah serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan w:st=”on”gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan.

Dengan kata lain SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal, perusahaan atau sub unit dibawahnya. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang terjadi di masa lalu, apa yang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan ouput dari model matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.

Perancangan, penerapan dan pengoperasian SIM adalah mahal dan sulit. Upaya ini dan biaya yang diperlukan harus ditimbang-timbang. w:st=”on”Ada beberapa faktor yang membuat SIM menjadi semakin diperlukan, antara lain bahwa manajer harus berhadapan dengan lingkungan bisnis yang semakin rumit. Salah satu alasan dari kerumitan ini adalah semakin meningkatnya dengan muncunya peraturan dari pemerintah. Lingkungan bisnis bukan hanya rumit tetapi juga dinamis. Oleh sebab itu manajer harus membuat keputusan dengan cepat terutama dengan munculnya masalah manajemen dengan munculnya pemecahan yang memadai.

Sistem informasi manajemen (SIM) bukan sistem informasi keseluruhan, karena tidak semua informasi di dalam organisasi dapat dimasukkan secara lengkap ke dalam sebuah sistem yang otomatis. Aspek utama dari sistem informasi akan selalu ada di luar sistem komputer. Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen.

Pengembangan SIM canggih berbasis komputer memerlukan sejumlah orang yang berketrampilan tinggi dan berpengalaman lama dan memerlukan partisipasi dari para manajer organisasi. Banyak organisasi yang gagal membangun SIM karena :

  • Kurang organisasi yang wajar
  • Kurangnya perencanaan yang memadai
  • Kurang personil yang handal
  • Kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat.

SIM yang baik adalah SIM yang mampu menyeimbangkan biaya dan manfaat yang akan diperoleh artinya SIM akan menghemat biaya, meningkatkan pendapatan serta tak terukur yang muncul dari informasi yang sangat bermanfaat.

Organisasi harus menyadari apabila mereka cukup realistis dalam keinginan mereka, cermat dalam merancang dan menerapkan SIM agar sesuai keinginan serta wajar dalam menentukan batas biaya dari titik manfaat yang akan diperoleh, maka SIM yang dihasilkan akan memberikan keuntungan dan uang. Secara teoritis komputer bukan prasyarat mutlak bagi sebuah SIM, namun dalam praktek SIM yang baik tidak akan ada tanpa bantuan kemampuan pemrosesan komputer. Prinsip utama perancangan SIM : SIM harus dijalin secara teliti agar mampu melayani tugas utama.

Tujuan sistem informasi manajemen adalah  memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam subunit organisasional perusahaan. SIM menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika.


Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : Pengertian,Tingkatan dan Definisi Manajemen menurut Para Ahli


Fungsi Sistem Informasi Manajemen

Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen atau SIM adalah supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang meyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis. Sehingga SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.

Beberapa kegunaan/fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut:

  1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.
  2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.
  3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
  4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.
  5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.
  6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.
  7. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.
  8. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.
  9. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.
  10. Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.
  11. SIM untuk Pendukung Pengambilan Keputusan Sebuah sistem keputusan, yaitu model dari sistem dengan mana keputusan diambil, dapat tertutup atau terbuka.

Sebuah sistem keputusan tertutup menganggap bahwa keputusan dipisah dari masukkan yang tidak diketahui dari lingkungan. Dalam sistem ini pengambil keputusan dianggap:

  • Mengetahui semua perangkat alternatif dan semua akibat atau hasilnya masing-masing.
  • Memiliki metode (aturan, hubungan, dan sebagainya) yang memungkinkan dia membuat urutan kepentingan semua alternatif,
  • Memilih alternatif yang memaksimalkan sesuatu, misalnya laba, volume penjualan, atau kegunaan.

Fungsi atau Manfaat Sistem infomarmasi manajemen Secara Umum adalah sebagai berikut :

  1. Untuk memudahkan manajemen dalam melakukan perencanaan, pengawasan dan pengambilan keputusan.
  2. Untuk meningkatkan efesiensi dalam mengakses data atau informasi supaya lebih cepat dan akurat.
  3. Untuk meningkatkan kualitas dari sumber daya manusia dan sumber daya lainnya yang dapat mendukung organisasi atau perusahaan.

Konsep sebuah sistem keputusan tertutup jelas menganggap orang rasional yang secara logis menguji semua alternatif, mengurutkan berdasarkan kepentingan hasilnya, dan memilih alternatif yang membawa kepada hasil yang terbaik/maksimal. Model kuantitatif pengambilan keputusan biasanya adalah model sistem keputusan tertutup. Sebuah sistem keputusan terbuka memandang keputusan sebagai berada dalam suatu lingkungan yang rumit dan sebagian tak diketahui. Keputusan dipengaruhi oleh lingkungan dan pada gilirannya proses keputusan kemudian mempengaruhi lingkungan. Pengambilan keputusan dianggap tidak harus logis dan sepenuhnya rasional, tetapi lebih banyak memperlihatkan rasionalitas hanya dalam batas yang dikemukakan oleh latar belakang, pandangan atas alternatif, kemampuan menangani suatu model keputusan, dan sebagainya.


Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : Pengertian Manajemen Sumber Daya Manusia Menurut Para Ahli


Tujuan Sistem Informasi Manajemen

  • Untuk menyediakan suatu informasi dalam¬†pengambilan suatu keputusan.
  • Untuk menyediakan suatu informasi yang digunakan didalam suatu perencanaan, pengendalian, pengevaluasian dan juga perbaikan berkelanjutan.
  • Untuk menyediakan suatu informasi yang dipergunakan di dalam suatu perhitungan harga pokok produk, jasa dan tujuan lainnya yang diinginkan oleh manajemen.

Dari Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dana pengguna lainnya, perlu mempunyai akses menuju informasi akuntansi manajemen dan juga mengetahui bagaimana cara untuk bisa menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen tersebut dapat membantu mereka dalam mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan suatu masalah dan mengevaluasi kinerja yang sudah dilakukan.


Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : Pengertian dan Fungsi Manajemen Dalam Usaha


Proses Pada Sistem Informasi Manajemen

Tentunya untuk menjalankan SIM membutuhkan berbagai proses, inilah proses SIM dan aktivitas-aktivitasnya:

  1. Perencanaan
    Merupakan rumusan mengenai metode kegiatan secara rinci, untuk mencapai tujuan atau target akhir dari suatu organisasi. Jadi perencanaan merupakan langkah-langkah yang rinci untuk mencapai suatu tujuan organisasi.
  2. Pengendalian
    Jika perencanaan telah dibuat dan dikerjakan atau di terapkan oleh kelompok-kelompok suatu organisasi, maka manajer harus mengawasi pekerjaan dari perencanaan tersebut supaya dapat berjalan dengan baik dan tidak menyimpang dari jalur yang sudah benar.
  3. Pengambilan keputusan
    Merupakan pemilihan keputusan diantara berbagai macam alternatif yang ada, proses ini merupakan hasil dari perencanaan dan pengendalian. Jadi manajer harus memilih diantara berbagai macam keputusan yang ada supaya tujuan perusahaan atau organisasi dapat tercapai.

Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : Pengertian dan Konsep Dasar Manajemen Pemasaran


Klasifikasi dan Karakeristik SIM

Klasifikasi Sistem Informasi Manajemen

SIM adalah kumpulan dari berbagai macam sistem informasi, oleh karena itu SIM terdiri dari sistem-sistem seperti:

  1. Sistem informasi personalia
    Menyuguhkan berbagai macam informasi yang ada kaitanya dengan kelompok, pegawai, pengumuman dan lain-lain.
  2. Sistem informasi akuntansi
    Menyuguhkan berbagai macam informasi dari transaksi keuangan pada suatu organisasi atau perusahaan.
  3. Sistem informasi pemasaran
    Menyuguhkan berbagai macam informasi yang ada hubungannya dengan perdagangan, promosi dan kegiatan pemasaran lainnya.
  4. Sistem informasi manajemen persediaan
    Menyuguhkan berbagai macam informasi yang ada hubungannya dengan persiapan, persediaan, cadangan dan lain-lain.
  5. Sistem informasi distribusi
    Menyuguhkan berbagai macam informasi yang ada hubungannya dengan penyaluran dan pengiriman barang atau jasa ke berbagai tempat.
  6. Sistem informasi pembelian
    Menyuguhkan berbagai macam informasi yang ada hubungannya dengan permintaan barang dari konsumen dan lain-lain.
  7. Sistem informasi kekayaan
    Menyuguhkan berbagai macam informasi yang ada hubungannya dengan investasi, aset perusahaan dan lain-lain.
  8. Sistem informasi penelitian & pengembangan
    Menyuguhkan berbagai macam informasi yang ada hubungannya dengan analisis data, penyajian data dan lain-lain untuk memecahkan masalah yang ada demi kemajuan dan perkembangan organisasi.
  9. Sistem informasi analisis kredit
    Menyuguhkan berbagai macam informasi yang ada hubungannya dengan permohonan kredit dari berbagai aspek yang ada pada organisasi .
  10. Sistem informasi teknik
    Menyuguhkan berbagai macam informasi yang ada hubungannya dengan sistem-sistem yang ada pada organisasi.

Karakeristik Sistem Informasi Manajemen

Adapun karakteristik yang dimiliki oleh SIM, diantaranya:

  • Meningkatkan efektifitas dan efesinsi dengan mengurangi pengeluaran biaya.
  • Beroperasinya pada tugas yang terstruktur yaitu seperti pada prosedur perencanaan, pengawasan dan pengambilan keputusan.
  • Menghasilkan pengeluaran misalnya berupa laporan yang bermanfaat bagi manajemen untuk pengambilan suatu keputusan (keputusan yang diambli hasil dari pertimbangan dan analisis laporan).

Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : Definisi Manajemen Resiko, dan Jenis Resiko | Ayoksinau.com


Tingkatan-Tingkatan Manajemen

Sistem informasi akan memberikan berbagai macam informasi kepada manajemen/manager. Adapun tingkatan-tingkatan manajemen dalam organisasi, diantaranya:

  1. Top Level Management
    Dikatakan juga dengan manajemen puncak, biasanya terdiri dari CEO, pimpinan direksi, general manager,komisaris atau presiden direksi. Top level manajemen merupakan tingkatan manajemen yang tertinggi dalam suatu organisasi, memiliki tanggung jawab terhadap semua aktivitas atau kegiatan organisasi.
  2. Middle Level Management
    Dikatakan juga manajemen setandar, biasanya seperti manajer divisi, kepala cabang-cabang, kepala departemen dan lain-lain. Mempunyai tanggung jawab untuk mengembangkan rencana-rencana sesuai dengan tujuannya dan mempunyaii tanggung jawab kepada manajemen tertinggi.
  3. Lower Level Management
    Disebut juga dengan manajemen lini pertama, biasanya seperti mandor, supervisor dan lain-lain. Adalah angakatan manajemen paling rendah, bertugas untuk menjabat dan mengawasi petugas-petugas operasional dan bertanggung jawab kepada manajemen yang lebih tinggi.

Baca Juga Artikel Yang Mungkin Berhubungan : Pengertian Integritas Menurut Para Ahli Beserta Penjelasan Lengkap | Ayoksinau.com


Manfaat Sistem Informasi Manajemen Bagi Perusahaan

Adapun beberapa manfaat yang didapatkan dari SIM untuk perusahaan, diantaranya:

  • Adanya ketersediaan kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi.
  • Meningkatkan aksesbilitas informasi secara tepat waktu dan secara benar untuk para pemakai, tanpa dibutuhkan perantara.
  • Dapat berguna untuk mengelola berbagai transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan informasi baru yang dapat menciptakan keuntungan.
  • Dapat mengembangkan proses perencanaan yang telah dibuat supaya menjadi lebih efektif.
  • Dapat meneliti bermacam kebutuhan keterampilan yang mendukung sistem informasi.
  • Mengantisipasi dan memahami berbagai macam konsekuensi ekonomis dari suatu sistem informasi dan teknologi yang baru.
  • Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pemeliharaan maupun pengembangan sistem informasi.
  • Mendukung untuk pengambilan suatu keputusan manajemen.

Kenapa Sistem Informasi Manajemen Sangat Di Perlukan Dalam Bisnis?

Terdapat hal-hal lain yang membuat SIM menjadi sangat dibutuhkan, salah satunya dalam dunia bisnis. Misalnya manajer harus langsung berhadapan dengan lingkungan bisnis yang semakin kompleks atau rumit. Salah satu alasannya dari kerumitan ini yaitu semakin ketatnya persaingan dan peraturan yang dikeluarkan oleh pemerintah. Selain hanya rumit, tapi lingkungan bisnis juga selalu dinamis sehingga para manajer harus membuat keputusan yang tepat dari informasi yang telah di didapatkannya untuk membuat keputusan bisnisnya.